v2 21/03/2023

1 Verantwoordelijken

Het schoolbestuur en de gemeente is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle leerlingengegevens.Er is een aanspreekpunt informatieveiligheid aangeduid,
dat gemakkelijk te contacteren is via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..Het aanspreekpunt informatieveiligheid en/of de directie krijgt advies en ondersteuning van
de data protection officer(DPO) van de gemeente.

2 Verwerkingen

2.1 Verwerkingsdoeleinden

Binnen de school verwerken wij (leerlingen)gegevens omwille van de volgende doelen:

organisatie van het onderwijs;
leerlingenrekrutering;
leerlingenadministratie;
leerlingenbegeleiding;
het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen, met inbegrip van digitale leermiddelen;
het verspreiden en delen van informatie en publiciteit;
leerlingenevaluatie;
toezicht op telecommunicatie (bvb leerlingen begeleiden op digitale platformen; welke websites worden bezocht;…);
personeel administratie;
facturatie;
ontwikkeling van het beleid;
behandeling geschillen

2.2 Verwerkte leerlingengegevens

Om de schoolloopbaan optimaal in kaart te brengen, de leerlingen de beste begeleiding te kunnen geven en op te volgen, zijn we of wettelijk verplicht of
vinden wij het een gerechtvaardigd belang om volgende gegevens verwerken:

identificatiegegevens (met i.h.b. voornaam en naam, roepnaam, een pasfoto, het rijksregisternummer, gezinssamenstelling, voorrang- en indicatorfactoren);
persoonlijke kenmerken (met i.h.b._ _geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit);
elektronische identificatiegegevens (met i.h.b. MAC-adres, IP-adres, toestelnaam, cookies, verbindingsmomenten);
privé contactgegevens (met i.h.b. telefoonnummer(s), adresgegevens, email);
evaluatiegegevens (met i.h.b. puntenboeken, remediëring, rapporten, rapportcommentaren);
gezondheidsgegevens: lichamelijk, psychisch, risicosituaties en -gedragingen (met het oog op begeleiding);
opleiding en vorming (met i.h.b. vorige scholen, gevolgde richtingen, attesten, deliberatie-beslissingen, -motivaties en -verslagen, getuigschriften en diploma’s);
aanwezigheid en discipline (met i.h.b. afwezigheidsbewijzen, sancties, tucht);
afbeeldingen (die niet administratief gebruikt worden);

Deze gegevens kunnen, mits wettelijke grondslag, eventueel bekomen worden van de vorige school waar de leerling ingeschreven was of andere bronnen.

2.3 Verwerkte oudergegevens

elementaire identificatiegegevens (*met i.h.b. naam, voornaam*);
gezinssamenstelling;
privé contactgegevens (met i.h.b. telefoonnummer(s), adresgegevens, email);
financiële bijzonderheden (met i.h.b. rekeningnummer, schoolonkosten, betalingen).

2.4 Ontvangers

Het departement onderwijs is, via het Discimus-systeem van AgoDi, een ontvanger van een deel van jouw leerlingengegevens;
Informat een ontvanger van een deel van jouw gegevens (zie § 2.2 en § 2.3);
het CLB is, indien het jou begeleidt, bevoegd om alle in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen;
het ondersteuningsnetwerk is, indien van toepassing, bevoegd om een deel van de in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen;
iedereen die deel uitmaakt van het multidisciplinair team dat het kind begeleidt, is bevoegd om alle in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen;
indien gevraagd kunnen politie(diensten) toegang krijgen tot administratieve gegevens en/of aanwezigheden, in het kader van een politioneel onderzoek.
bij verificatie krijgt de onderwijsverificateur toegang tot administratieve gegevens, aanwezigheden, afwezigheidsbewijzen, … in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak;
bij inspectie is het mogelijk dat een onderwijsinspecteur ook toegang vraagt tot bepaalde leerlingengegevens in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak.
bij kinderopvangdienst is het mogelijk dat een toezichter ook toegang vraagt tot bepaalde leerlingengegevens in het kader van zijn bepaalde taak.
V-ICT-OR bij aanmelding en inschrijving.

2.5 Verwerkers

In onze school werken we met volgende platformen gebruikt voor de verwerking van leerlingengegevens:

Zwijsen;
Office 365 / Microsoft 365;
Bibliotheek Sint-Genesius-Rode;
Introlution;
Smartschool;
Kabas;
V-ICT-OR;
Adibib

2.6 Voorwaarden / Vertrouwelijkheid / Bewaarperiode

Je gegevens worden vernietigd wanneer ze niet meer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of wanneer de wet- of regelgeving dat voorschrijft.
Als een minimum hanteren wij de termijnen zoals vermeld op https://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=13366.

Alle ontvangers en/of verwerkers houden de data binnen de Europese unie behoudens overmacht.
We proberen het principe te hanteren van minst mogelijke toegang tot data, dwz dat iedereen die toegang heeft tot data enkel de strikt noodzakelijke toegang
krijgt in de mate van het mogelijke.

3 Rechten inzake privacy

3.1 Rechten uitoefenen

U kan zich steeds op onderstaande rechten beroepen:

recht op informatie: u mag vragen welke gegevens van u er verwerkt worden en wie er toegang toe heeft (zie ook verwijzing in § 2.6), waarom de school
die persoonsgegevens nodig heeft of gebruikt en hoe lang ze bewaard worden;
recht op inzage: u mag steeds de gegevens die de school van u heeft, inkijken a.d.h.v. een kopie;
recht op verbetering: indien u fouten in uw gegevens vindt, mag u vragen om dit aan te passen. U kan ook aanvullingen toevoegen aan uw gegevens;
recht op gegevens verwijdering: u kan vragen dat gegevens, die niet (meer) strikt noodzakelijk zijn voor de school, permanent en volledig verwijderd worden;
recht op beperking van de verwerking: indien u bezwaar hebt (zie verder) tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking
te stoppen;
recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien u bepaalde gegevens wenst over te dragen naar een nieuwe school of andere werkgever, dan faciliteert
de school dit (in de mate van het mogelijke);
recht van bezwaar: _indien u niet akkoord bent met de grondslag van een verwerking of met de manier waarop bepaalde gegevens van u verwerkt worden,
kan u zich hiertegen verzetten;
recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming: wanneer de school algoritmes gebruikt om, zonder tussenkomst van mensen,
bepaalde gevolgen te trekken uit (een deel van) uw gegevens (zie § 3.3), dan kan u zich hiertegen verzetten;
recht om zijn/haar toestemming in te trekken: indien men u voor bepaalde verwerkingen de toestemming gevraagd heeft, kan u ten allen tijde kiezen om
deze niet meer te verstrekken.

Voor meer uitleg over of om u op een van deze rechten te beroepen, gelieve u intern te richten tot Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

3.2 Gerechtvaardigd belang

Een aantal verwerkingen hebben een ‘gerechtvaardigd belang’ als grondslag:

toezicht op telecommunicatie (bvb leerlingen begeleiden op digitale platformen; welke websites worden bezocht;…)

3.3 Geautomatiseerde besluitvorming

Bij GBS Wauterbos worden noch leerlingen, noch ouders onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming.

3.4 Al dan niet verstrekken van gegevens

De in § 2.2 en § 2.3 vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om de inschrijving op GBS Wauterbos te kunnen starten.
Met uitzondering van:

rijksregisternummer (1);
gezondheidsgegevens (2);
afbeeldingen (voor public relations)

(1) De school zal dit desgevallend opvragen via het departement onderwijs.
(2) De school kan niet verantwoordelijk gesteld worden indien ze niet over de relevante zorg- of gezondheids-gegevens beschikt of als de toestemming
ontbreekt om deze te verwerken.

4 Wijziging privacyverklaring

Toekomstige aanpassingen van deze privacyverklaring kunnen niet worden uitgesloten.
Na elke aanpassing wordt de datum vermeld waarop dit document voor het laatst is bijgewerkt.

Privacy verklaring